Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

Kovo ist eine Arbeitsplattform für Firmen mit Mail, Chat, Videoanrufen, Kalender, Aufgaben, Dokumenten und Zeiterfassung, im Browser und als App für iOS und Android. Betreiber ist die 3hundert60 GmbH, Vimystraße 2, 92224 Amberg, E-Mail hallo@kovo.team.

2. Verantwortlicher und Auftragsverarbeitung

Für die Daten auf dieser Website und für die Konten selbst ist die 3hundert60 GmbH verantwortlich. Die Inhalte, die eine Firma in Kovo anlegt (etwa Nachrichten, Mails, Dokumente und Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden), verarbeiten wir im Auftrag dieser Firma. Verantwortlich ist dann die Firma, die dich eingeladen hat. Fragen zu diesen Inhalten richtest du am besten zuerst an sie.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Konto: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert), Profilbild, Statustext, bei eingeschalteter Zwei-Faktor-Anmeldung das Geheimnis der Authenticator-App sowie die angemeldeten Geräte.
• Inhalte: Chat-Nachrichten, Dateien, Termine, Aufgaben, Kommentare und Dokumente, die du oder andere in deiner Firma anlegen.
• Mail: Wenn ein Postfach eingebunden ist, ruft Kovo dessen Mails per IMAP ab und versendet über SMTP. Die Zugangsdaten zum Postfach liegen verschlüsselt auf unserem Server.
• Zeiterfassung: Stempelzeiten, Pausen, Urlaubsanträge und Krankmeldungen (nur der Zeitraum, keine Diagnose). Die Firma nutzt sie für die Arbeitszeiterfassung und die Lohnabrechnung.
• Videoanrufe: Bild und Ton laufen nur durch unseren Videoserver und werden nicht aufgezeichnet.
• Technische Daten: Beim Aufruf speichert der Server IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browser in Protokolldateien, um Fehler und Angriffe zu erkennen.
• App: Für Mitteilungen speichern wir ein Push-Token deines Geräts. Kamera, Mikrofon und Fotos nutzt die App nur, wenn du ein Foto sendest oder einen Anruf führst. Face ID und Fingerabdruck prüft dein Gerät selbst, wir erhalten davon nichts.

Wir nutzen keine Werbung, kein Tracking und keine Analyse-Dienste. Schriften laden wir vom eigenen Server.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellen von Kovo und deinem Konto: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).
• Inhalte im Auftrag deiner Firma: Art. 28 DSGVO, Rechtsgrundlage ist die der Firma.
• Sicherheit, Fehlersuche und Backups: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
• Krankmeldungen im Arbeitsverhältnis: Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG.

5. Cookies und lokaler Speicher

Kovo setzt nur Cookies, die für die Anmeldung nötig sind, und merkt sich Einstellungen wie Hell/Dunkel im Browser. Die App speichert die Sitzung im sicheren Speicher des Geräts und zuletzt geladene Inhalte, damit sie auch ohne Netz lesbar sind.

6. Wo die Daten liegen und wer sie erhält

• Hosting: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen. Die Server stehen in Deutschland, die Sicherungskopien in der EU.
• Push-Mitteilungen: Expo (650 Industries, Inc., USA) leitet Mitteilungen an Apple (APNs) und Google (Firebase Cloud Messaging) weiter. Übermittelt werden das Push-Token sowie Absender und Vorschau der Mitteilung. Die Vorschau lässt sich in der App abschalten. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf den EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln.
• Mail: Mails gehen über die Mailserver, die deine Firma eingebunden hat.

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn ein Gesetz uns dazu verpflichtet.

7. Wie lange wir Daten speichern

Inhalte bleiben gespeichert, bis du oder deine Firma sie löscht. Gelöschte Projekte liegen 30 Tage im Papierkorb. Sicherungskopien bewahren wir 14 Tage auf. Protokolldateien des Servers werden nach kurzer Zeit überschrieben. Nach dem Löschen deines Kontos entfernen wir deine Kontodaten, Inhalte in Firmen-Chats und Firmen-Ablagen bleiben für die Firma erhalten.

8. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Schreib uns dazu an hallo@kovo.team.

Du kannst dich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.